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事業(yè)單位崗位管理改革技術(shù)與方法(二)定編管理

最后更新:2019-03-13 15:08:43 文章來源:漢哲管理研究院 

廣義的編制是指各種機構(gòu)的設(shè)置及其人員數(shù)量定額、結(jié)構(gòu)和職務(wù)配置;狹義的編制即人員編制,是指為完成組織的功能,經(jīng)過被授權(quán)的機關(guān)或部門批準(zhǔn)的機關(guān)或單位內(nèi)部人員的定額、人員結(jié)構(gòu)比例及對職位(崗位)的分配。本書中的定編就是指采取一定的程序和科學(xué)的方法,對各類崗位上的人員進行數(shù)量配備的過程。

崗位上應(yīng)該配置多少人員一直是人力資源管理的重心。通過合適的人員配置,一方面高質(zhì)量完成組織賦予的任務(wù),另外一方面又不造成人力成本的浪費是人力資源管理的最佳實踐。如何科學(xué)定編、有效配置人員的方法很多,但是常用的方法有,如勞動效率定編法、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析法、行業(yè)比例法、預(yù)算控制法、業(yè)務(wù)流程法、德爾菲法等。

(一)勞動效率定編法

勞動效率定編法是指根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)和職工的勞動效率以及出勤等因素來計算崗位人數(shù)的一種定編方法,也是最常用的定編方法之一。勞動效率定編法本質(zhì)上就是根據(jù)工作量和勞動定額來計算職工數(shù)量的方法。因此,凡是勞動定額的人員,尤其是工作量很好界定的人員,都適合用這種方法。

定編人數(shù)=計劃期生產(chǎn)任務(wù)總量/(職工勞動定額需×出勤率)

勞動定額的基本形式有產(chǎn)量定額和時間定額兩種。

以時間定額方法舉例來說,某單位客戶服務(wù)中心,根據(jù)語音系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù),每天接入的電話量是15000筆,客服系統(tǒng)記錄的語音通話數(shù)和非記錄的語音通話數(shù)的比例是1:0.2,平均每筆的工作時間約為2.5分鐘,假設(shè)該單位要求客服中心職工的勞動效率為至少90%,則該單位客服中心需要的人數(shù)約為104人:

人數(shù)=15000×(1+0.2)×2.5×60/(90%×3600×8)=104(人)

對于工作量不容易界定的工作,可以采用“工作日志”法核定崗位工時。所謂“工作日志法”,是指按時間順序詳細記錄任職者在一段時間內(nèi)的工作內(nèi)容與工作過程,經(jīng)過歸納、分析,達到對崗位的工作內(nèi)容、工作時間全面了解的一種方法。采用工作日志法定編時,研究人員或者崗位上的任職者需要對崗位上的人員現(xiàn)場進行實地觀察、記錄,填寫“工作日志”。根據(jù)工作日志記錄,可以計算出每個崗位的有效工作時間,從而確定崗位編制情況,一般的標(biāo)準(zhǔn)是,崗位上每天的工作時間在13.6個小時以上者,建議崗位再增加1位專職人員,當(dāng)崗位的有效工作時間在9.7-13.6小時的時候,建議1人專職,另一人兼職;當(dāng)崗位有效工作時間在5.6-9.6小時時,建議該崗位定編1人;當(dāng)崗位的有效工作時間小于5.6人時,建議該崗位由其他人員兼職。

工作日志法相對來講比較科學(xué),通過對任職人員實際工作情況研究,了解崗位的真實工作量,有利于定編工作的準(zhǔn)確性,但是工作日志法一般至少要收集2周以上的工作信息,需要投入大量的時間填寫、分析“日志”,需要耗費大量的人力物力,在有限的時間和費用的條件下,這種方法就大大不適用了。

某綜合部經(jīng)理“工作日志”

(二)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析法

業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析法是根據(jù)銷售收入、利潤、市場占有率、人力成本等歷史數(shù)據(jù)和戰(zhàn)略目標(biāo),確定組織在未來一定時期內(nèi)崗位上的人員數(shù)量的一種定編方法。這種方法需要至少3年以上的歷史數(shù)據(jù),同時需要對戰(zhàn)略目標(biāo)相當(dāng)清晰,適用于管理水平較高的成熟型組織。

勞動效率定編法主要用來確定現(xiàn)有人員編制是否合理,而業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析法是預(yù)測未來人員編制的一種重要方法。采用該方法確定組織未來編制的時,對從事業(yè)務(wù)方面的人員的預(yù)測較為準(zhǔn)確,但是對職能人員編制數(shù)的確定作用較為有限。

(三)行業(yè)比例法

行業(yè)比例法是指根據(jù)行業(yè)內(nèi)各崗位編制人數(shù)比例,按照本單位職工總數(shù)或某一類人員總數(shù)的比例來確定崗位人數(shù)的定編方法,該方法比較適合各種輔助和支持性崗位定員。如,服務(wù)行業(yè),人力資源管理類人員與業(yè)務(wù)人員的比例一般為1:100。采用該方法定編時,需要進行行業(yè)調(diào)研,搜集組織外部的一些行業(yè)數(shù)據(jù),難度較大。數(shù)據(jù)的收集可以是本單位進行收集,也可以委托專業(yè)服務(wù)機構(gòu)。

(四)預(yù)算控制法

預(yù)算控制法是西方企業(yè)常采用的定編方法,它通過人工成本預(yù)算控制在崗人數(shù),而不是對某一部門的某一崗位的具體人數(shù)作硬性規(guī)定。部門負責(zé)人對本部門的業(yè)務(wù)目標(biāo)和崗位設(shè)置和職工人數(shù)負責(zé),在獲得批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi),自行決定各崗位的具體人數(shù)。預(yù)算控制法是授權(quán)的一種體現(xiàn)。預(yù)算控制法使用得當(dāng)將是一種控制人力成本的良好方法。

(五)業(yè)務(wù)流程分析法

業(yè)務(wù)流程分析法是根據(jù)業(yè)務(wù)流程要求的各崗位工作量進行定編的一種方法。例如,每5個客戶主管必須配備1個客戶經(jīng)理進行指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)調(diào)和管理。

(六)德爾菲法

又稱專家法,是采用背對背的方式,征詢專家小組成員意見的方法。在定崗定編管理中經(jīng)常通過訪談領(lǐng)導(dǎo)、主管崗位直接領(lǐng)導(dǎo)、崗位上的任職者、崗位聯(lián)系密切人員的方式,獲得所在崗位的工作量信息,或者職工編制意見等。此種方法通常作為輔助定編方法與其它方法結(jié)合使用。

由于各組織的情況差別和情況的不斷變化,很難會有一個所謂“絕對正確、完全適用和一成不變”的定編方法,在定編的各種方法中,按照勞動效率定編的方法是最常用的方法,在實際工作中往往是各種辦法結(jié)合起來,形成組織最終的編制人數(shù)。如在為某單位定編時,安全生產(chǎn)部采用了勞動效率定編法,質(zhì)量管理部采用業(yè)務(wù)流程分析法,財務(wù)部、行政部、人力資源部采用了行業(yè)比例法,供銷部采用了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析法。

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